Arbeitsorganisation
„Macht was ihr wollt, aber seid profitabel!“ dieses Moto beschreibt gut den Grad der Organisation von Arbeitsabläufen und –schritten in kleinen IKT-Unternehmen. Rasches MitarbeiterInnenwachstum in relativ kurzer Zeit lässt Strukturen hinterherhinken. Der Markt fordert ein hohes Maß an Flexibilität auf vielerlei Ebenen. Spielraum für die Befassung mit organisatorischen Fragen bleibt kaum. Umgekehrt sichert gerade eine gut durchdachte und funktionierende Arbeitsorganisation den effizienten Einsatz von Energien, weil Reibungsverluste minimiert werden.
Ausgangslage
Viele Stolpersteine im Arbeitsalltag von MitarbeiterInnen in IKT-Unternehmen fußen in Fragen der Arbeitsorganisation. Die Folgen sind Stress, Frust, Überlastung, fehlgeleitete Energien, Mehrarbeit und Unterbrechungen im Arbeitsfluss. Die meisten Unternehmen sind sich dieser Tatsache auch bewusst. Trotzdem schaffen es die wenigsten, neben den Erfordernissen der Existenzsicherung dieses Entwicklungsfeld konsequent anzugehen.
In vielen IKT-Unternehmen ist die Arbeit projektförmig organisiert. Ein gutes Projektmanagement ist eine wesentliche Voraussetzung zum reibungslosen, effektiven und motivierten Arbeiten. Wesentliche Elemente dabei sind: systematische Planung, realistische Zeitkalkulation, das Abstecken von Teilzielen, die Kontrolle des Fortschritts, das rechzeitige Umplanen bei Verzögerungen oder nicht vorhergesehenen Entwicklungen, das Lernen aus Erfahrungen, das Festlegen von Zuständigkeiten, verbindliche Absprachen, ein funktionierender Informationsfluss usw..
In kleinen und mittleren Unternehmen ist die Arbeitsleistung jedes und jeder Einzelnen von großer Bedeutung. Umso wichtiger ist es, Vertretungsmöglichkeiten vorzusehen und zu vermeiden, dass ausschließlich einzelne MitarbeiterInnen über wesentliche Informationen verfügen. Fallen diese KollegInnen krankheits-, urlaubs- oder fortbildungsbedingt aus, kann dies andernfalls folgende Konsequenzen nach sich ziehen:
- Für die ausfallenden KollegInnen selbst entsteht Druck, weil ihre Arbeit während der Abwesenheit liegen bleibt. Erholungs- und/oder Fortbildungszeiten müssen daher kurz gehalten werden.
- Kranke MitarbeiterInnen arbeiten anstatt sich auszukurieren, weil dringende Aufgaben oder Termine anstehen.
- Projekte oder Aufträge, die ausschließlich an einzelnen Personen hängen, sind stark gefährdet, wenn diese ausfallen.
- Anwesende KollegInnen sind in der Erfüllung ihrer Aufgaben behindert, weil vorgelagerte Arbeitschritte nicht erledigt werden (können) oder Informationen fehlen.
- KundInnen sind verärgert, weil keine informierte Ansprechperson zur Verfügung steht. Anwesende KollegInnen dienen als Sündenbock.
- Usw.
Die ausgewogene Verteilung von Arbeit ist ein wichtiger Faktor zur Vorbeugung der Verausgabung von einzelnen Personen. Es soll vorkommen, dass MitarbeiterInnen, die sich besonders geschickt anstellen, mit Mehrarbeit dafür „belohnt“ werden. Stark ausgelastet sind oft auch jene MitarbeiterInnen, die nicht „nein“ sagen, sich schwer abgrenzen können. Die Gefahr einer Dauerüberlastung und damit eines Ausfalls wird dabei häufig übersehen.
Weitere wichtige Komponenten einer gesunden Arbeitsorganisation sind die sinnvolle Abfolge und Koordination von Arbeitsabläufen und Terminen wie das Festlegen und Bekanntmachen von Zuständigkeiten.
Ein Teilbereich der Arbeitsorganisation ist die interne technische Organisation, wie Regelungen zur Serveradministration oder die Zusammenarbeit mit Vertragspartnern, die Technik und Infrastruktur bereitstellen bzw. zuliefern.
Mängel der Arbeitsorganisation sind häufig Ursachen für Belastungen. Umgekehrt ist eine gute Arbeitsorganisation eine wichtige Ressource bei der Entschärfung von Belastungen und Voraussetzung für reibungsfreies, motiviertes Arbeiten.
MitarbeiterInnen in betreuungsintensiven Teilbereichen des IKT-Sektors oder betriebsinterne Ansprechpersonen für diverse Anliegen sind häufig mit störenden Unterbrechungen des Arbeitsflusses konfrontiert – etwa durch Telefonanrufe. Häufige Ablenkungen stören die Konzentration, erhöhen die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, der Zeitaufwand für die Erledigung von einzelnen Aufgaben steigt, weil man u.a. „den verlorenen Faden“ wieder aufnehmen muss usw.. Durch diverse organisatorische Maßnahmen können unterbrechungsfreie Arbeitszeiten geschaffen werden. Ursachen für Störungen können ebenso ungünstige bauliche Lösungen oder Großraumbüros sein.
Lösungen
Ein BGF-Projekt bietet dem Unternehmen einen Rahmen, innerhalb dessen wesentliche Ursachen für Reibungsverluste und durch Mängel in der Arbeitsorganisation bedingte Belastungen identifiziert sowie konkrete Lösungen erarbeitet und umgesetzt werden. Lösungen liegen zum einen in der Optimierung und Schaffung von sinnvollen Strukturen, zum anderen der Stärkung der Organisationskompetenz des MitarbeiterInnenteams. Die Schaffung einer gut funktionierenden Arbeitsorganisation bedingt meist einen längerfristigen Entwicklungsprozess. Innovationsdruck und rascher Wandel der Arbeitsinhalte machen die Anpassung von organisatorischen Strukturen an die wechselnden Aufgaben notwendig.
Konkrete Lösungsvorschläge und Maßnahmen in den switch-Projektunternehmen lagen in den Bereichen:
- Klären von Zuständigkeiten, Erstellen eines oder Aktualisieren des Organigramms;
- Einführung von sinnvollen Leitungsfunktionen mit klar formulierten Aufgaben (z.B.: technische Leitung)
- Schaffen bzw. Festlegen von Vertretungsmöglichkeiten
- Maßnahmen zur Personalplanung und -entwicklung wie Zuziehung externer ExpertInnen, mehr Gewicht bei Personalrekrutierung auf Projektmanagement und/oder soziale Kompetenzen, Schulungen zum Projekt- und/oder Zeitmanagement usw.
- Klärung von spezifischen Fragen wie Regelungen zu Dienstfahrten, Entscheidungsbefugnissen usw.
- Schaffen einer Möglichkeit zum laufenden Einbringen von (organisatorischen) Vorschlägen (z.B. Ansprechperson festlegen)
- Anschaffen von Firmenhandys, die nach vereinbarten Regelungen ausgeschaltete werden können (anstatt Nutzung der Privathandys für Firmenzwecke und damit unmöglicher Abgrenzung) und Aufteilung der Bereitschaftszeiten
- Zentraler Aushang eines Urlaubsplans – längere Abwesenheiten von KollegInnen werden so schon rechtzeitig im Voraus registriert
- Schaffung von Möglichkeiten bzw. Vereinbarung zum Arbeiten von zu Hause aus
- Optimierungen von Teilbereichen des Projektmanagements
- Festlegen einer zuständigen Person für Gesundheits- und Sicherheitsfragen im Unternehmen und Ausstattung mit entsprechend vereinbarten (zeitlichen) Ressourcen derselben.
- Schaffung von störungsfreien Zeiten für konzentriertes Arbeiten (z.B.: durch abwechselnden Telefondienst)
- Festlegen von klaren Prozederes für die Auftragsabwicklung, Terminkoordination usw.
Beispiel
Anonymisierter Auszug aus einem Vorschlagskatalog zum Thema „Projektmanagement“ als konkretes Beispiel für ein Gesundheitszirkel-Ergebnis:
